1/ Les contrats de syndic renouvelés par ordonnance

L’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 renouvelle les contrats de syndic qui expirent ou ont expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet des nouveaux contrats de syndic qui doivent être désignés lors des prochaines assemblées qui doivent se tenir au plus tard le 31 janvier 2021 (art. 22 II de l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars modifiée).
La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.
Cette disposition n’est pas applicable lorsque l’assemblée a désigné un syndic dont le contrat prend effet à compter du 29 octobre 2020.

Rappel : l’ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020 a renouvelé les contrats de syndic dont le terme était compris entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 inclus (art. 22).

Ces contrats de syndic sont renouvelés jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale.
La date butoir pour tenir l’assemblée générale qui procédera à la désignation du syndic est le 31 janvier 2021.

2/ L’accès au cabinet du syndic

Les cabinets de syndic sont ouverts à la clientèle : les gestes barrières (notamment les mesures d’hygiène, le port du masque et la distanciation physique d’au moins 1 mètre entre deux personnes) doivent y être respectés.

Depuis le 16 janvier 2021, un couvre-feu est instauré entre 18h00 et 6h00 sur l'ensemble du territoire. Il devrait durer 15 jours.

Le cabinet de syndic ne peut donc plus accueillir sa clientèle après 18h. 

Les collaborateurs peuvent toutefois continuer à travailler dans les locaux après 18h dès lors qu’ils sont munis du justificatif de déplacement professionnel et d'une attestation.

1/ La tenue des assemblées générales

Les services du ministère du logement (DHUP) nous ont précisé le 1er décembre que la limite de 6 personnes est une règle absolue qui s’applique à l’espace public comme privé.
Ainsi, après échanges avec les services du ministère du logement (DHUP), il semblerait que l'on puisse considérer que les assemblées générales avec présence physique des copropriétaires puissent se tenir au cabinet du syndic à la condition de respecter la jauge de 4 m² par personne et dans la limite de 6 personnes.

En cas de présence physique de copropriétaires, ceux-ci doivent être rentrés chez eux à 18h.

Attention, le ministère du logement invite les syndics à privilégier les assemblées dématérialisées (visioconférence et vote par correspondance ou vote par correspondance uniquement).

Le 5 mars, le directeur de cabinet d’Emmanuelle Wargon, ministre du logement, a confirmé à l’UNIS qu’il est interdit de tenir une AG avec plus de 6 personnes présentes physiquement.

Ce point va figurer explicitement dans la FAQ du ministère et celui-ci va contacter TF1 dont le JT de mardi soir indiquait que les AG pouvaient se tenir en présentiel sans indiquer la jauge de 6 personnes.

L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 modifiée par l'ordonnance n°2021-142 du 10 février 2021 permet aux syndics de tenir des assemblées totalement dématérialisées, sans présence physique des copropriétaires jusqu’au 1er juillet 2021 inclus.
Initialement, cette mesure devait prendre fin le 31 janvier 2021.  

Sont également prolongées jusqu’au 1er juillet 2021 inclus les possibilités pour :
- le syndic de décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer à l'assemblée par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique,
- un mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires

Pour rappel, les copropriétaires participent à ces assemblées :
-    soit en visioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ou en votant par correspondance
-    soit uniquement en votant par correspondance lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n'est pas possible 

Pour les assemblées qui se tiennent actuellement en visioconférence, un mandataire peut, jusqu’au 1er juillet 2021, recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 % en principe). Cette mesure devait prendre fin le 31 janvier prochain (art. 22-4 de l’ordonnance du 25 mars modifiée par l'ordonnance du 18 novembre).

De plus, jusqu'au 1er juillet 2021, le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. Ces moyens et supports techniques sont utilisés jusqu'à ce que l'assemblée se prononce sur leur utilisation. (art. 22-5 de l’ordonnance du 25 mars modifiée par l'ordonnance dy 18 novembre.

Les modalités des AG dématérialisées

Lorsque le syndic décide de faire application de ces dispositions et que l'assemblée a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information (art. 22-2 de l’ordonnance du 25 mars 2020).

La convocation, la signature de la feuille de présence et du procès-verbal ainsi que la désignation du président de séance sont adaptées (nouvel art. 22-3) :

• La convocation

La convocation ne mentionne pas de lieu de réunion
Elle précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, la convocation précise que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

• La feuille de présence et le procès-verbal

Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal de l’assemblée dans les huit jours suivant la tenue de celle-ci.

• La désignation du président de séance en cas d’usage du seul vote par correspondance

Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance.

Lire notre actualité consacrée au vote par correspondance

Vous pouvez consulter, au sujet des AG, la FAQ du ministère.

2/ Les assemblées convoquées en présentiel entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020 non tenues en raison du confinement
 
En raison du confinement, les copropriétaires ne peuvent pas se rendre aux assemblées convoquées en présentiel qui devaient se tenir depuis le 29 octobre. L’ordonnance du 25 mars 2020 prévoit un délai de 15 jours pour que les syndics puissent « transformer » ces assemblées en assemblées dématérialisées (art. 22-2). En raison des dates fixées pour tenir certaines assemblées, les syndics ne pouvaient pas respecter ce délai de 15 jours.
 
Par dérogation, pour les assemblées dont la date était comprise entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020, L’ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 remédie à cette difficulté. Elle prévoit que le syndic peut informer les copropriétaires que les décisions du syndicat sont prises uniquement par vote par correspondance.

Cette information est faite : 
•       à tout moment (même si la date de l’assemblée était prévue entre le 29 octobre et le 19 novembre)
•       et par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information.
 
Un exemplaire du formulaire de vote par correspondance doit être joint à ce courrier d’information.
 
Le syndic fixe, dans ce courrier, un nouveau délai de réception des formulaires de vote par correspondance d’au moins 15 jours à compter de la réception du courrier par les copropriétaires.
 
Les décisions du syndicat de copropriétaires doivent être prises au plus tard le 31 janvier 2021 (art. art. 22-2 II de l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars modifiée).
 
Attention, il ne faut pas déduire de la date du 4 décembre prévue par l’ordonnance qu’il sera possible de tenir des assemblées en présentiel en décembre. A ce jour, nous ne connaissons pas la date à compter de laquelle la présence physique des copropriétaires aux assemblées sera à nouveau permise.

3/ Les conseils syndicaux

Les mandats renouvelés

L'ordonnance du 18 novembre renouvelle les mandats des conseillers syndicaux qui expirent ou ont expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée générale qui doit intervenir au plus tard le 31 janvier 2021 (art. 22-1 II de l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars modifiée).
Cette disposition n’est pas applicable lorsque l'assemblée a désigné les membres du conseil syndical avant le 19 novembre.

Rappel : l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 renouvelle certains mandats de conseillers syndicaux renouvelle les mandats des membres des conseils syndicaux qui ont expiré entre le 12 mars et le 23 juillet inclus jusqu'à la prochaine assemblée générale qui doit se tenir au plus tard le 31 janvier 2021 (art. 22-1).

Les réunions

Les membres du conseil syndical peuvent se réunir dans la limite de 6 personnes et en respectant l'ensemble des gestes barrières.

Depuis le 16 janvier 2021, un couvre-feu est instauré entre 18h00 et 6h00 sur l'ensemble du territoire.

Les membres du conseil syndical doivent donc être chez eux à 18h.

Les déplacements professionnels sont autorisés : le syndic peut donc se déplacer dans les immeubles en cas de nécessité, notamment en cas de sinistre, expertise ou de travaux.
Là encore, les gestes "barrières" doivent être respectés (port du masque, etc).

Depuis le 16 janvier 2021, un couvre-feu est instauré entre 18h00 et 6h00 sur l'ensemble du territoire.

Les déplacements professionnels entre 18h et 6h qui ne peuvent être différés (en cas d'urgence par exemple) devront être justifiés par la production d’une attestation.

Les chantiers peuvent être poursuivis dans le respect des règles sanitaires.

L'OPPBTP a mis à jour le 11 janvier 2021 le "Guide de préconisations de sécurité sanitaire pour la continuité des activités de la construction en période d’épidémie de coronavirus SARS-CoV-2".

Cette mise à jour intègre les recommandations du Haut Conseil de Santé Publique et du Protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de Covid-19 actualisé le 6 janvier.

Le guide liste les mesures spécifiques à mettre en œuvre pour assurer les conditions sanitaires nécessaires. Il appartient à chaque entreprise d’évaluer sa capacité à s’y conformer et de prendre les dispositions nécessaires.

L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 proroge et modifie l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19.

L'ordonnance du 25 mars 2020 couvre l'ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé. Elle s’applique donc aux ASL et AFUL (les adaptations en matière de copropriété sont fixées par une autre ordonnance du 25 mars n°2020-304).

L’ordonnance du 2 décembre entre en vigueur immédiatement, le 3 décembre 2020,  et proroge l'ordonnance du 25 mars 2020 qui continue donc de s'appliquer aux assemblées et organes collégiaux à compter du 3 décembre jusqu'au 1er avril 2021.

Rappelons que l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars adapte notamment les règles de participation et de délibération aux assemblées : l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou le représentant légal peut décider qu'elle se tient sans que les membres ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Les membres de l'assemblée sont avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information de la date et de l'heure de l'assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer leurs droits.

Ainsi, la tenue des assemblées des ASL et AFUL est possible par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Un décret portant prorogation et modification du décret d’application n° 2020-418 du 10 avril 2020 devrait être pris et publié prochainement.

Lire le rapport de l'ordonnance du 2 décembre

Vote par correspondance :  formulaire de vote

Assemblées générales convoquées mais non tenues en raison de l'épidémie : trame de PV de carence

1/ Le contrat de syndic - mis à jour le 22 mai

Bref historique : Afin que des copropriétés ne se retrouvent sans syndic du fait de l’impossibilité de tenir des assemblées générales pendant le confinement l’ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020 a renouvelé les contrats de syndic dont le terme est compris entre le 12 mars 2020 et l'expiration d'un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l'état d'urgence sanitaire mentionné à l'article 1er soit le 10 septembre 2020 (la date du 10 septembre résulte de la prorogation de l’état d’urgence sanitaire jusqu’au 10 juillet inclus).

L’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 modifie l’ordonnance du 25 mars. Elle déconnecte la période déterminant les contrats renouvelés par ordonnance de la prorogation de l'état d'urgence sanitaire. Finalement, sont renouvelés par ordonnance uniquement les contrats de syndic dont le terme est compris entre le 12 mars et le 23 juillet inclus.

Ces contrats de syndic sont renouvelés jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale.
La date butoir pour tenir l’assemblée générale qui procédera à la désignation du syndic est désormais le 31 janvier 2021.

Article 22 de l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 modifié par l'ordonnance du 20 mai 2020 :
"Par dérogation aux dispositions de l'article 1102 et du deuxième alinéa de l'article 1214 du code civil et de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 le 23 juillet 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d'effet intervient au plus tard le 31 janvier 2021.
La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement dans les conditions définies à l'alinéa précédent.
Les dispositions des précédents alinéas ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020."

La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.

Extrait du communiqué de presse UNIS du 23 avril : "La rémunération est inchangée. L’Unis tient à souligner l’effort qui est ainsi consenti par les syndics professionnels. En effet, la période de confinement a généré un surcroît significatif de travail : réorganisation des équipes pour maintenir un niveau de service et de communication identiques malgré les contraintes liées aux restrictions de circulation et aux mesures sanitaires, investissements informatiques pour massifier le télétravail, préparation et coût de la mise en place des mesures de déconfinement et des équipements de sécurité. Ces coûts imprévus sont supportés par les entreprises et ne sont pas répercutés sur les copropriétaires."

Ces dispositions ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale a désigné un syndic dont le contrat  a pris effet à compter du 12 mars 2020.

2/ L'impact sur le Registre d’immatriculation des copropriétés - mis à jour le 22 mai

L’ANAH a annoncé que, dans le cadre de la crise sanitaire, le registre des copropriétés sera prochainement paramétré pour adapter les délais des renouvellements de mandat et des déclarations de représentant légal.
La mise à jour annuelle des données financières pourra être réalisée dans les deux mois suivant la tenue de la prochaine assemblée (lettre d’information du Registre avril 2020).

3/ Les cartes professionnelles arrivant à échéance entre le 12 mars et le 23 juin 2020 - mis à jour le 18 mai

Les cartes, habilitations et déclarations préalables expirant entre le 12 mars et le 23 juin 2020 inclus voient leur durée prorogée jusqu'au 24 septembre.
Exemple : carte expirant le 15 mai. Elle restera valable 3 mois à compter du 24 juin, soit jusqu’au 24 août. 

Pour en savoir plus sur ce sujet, cliquez ici.

4/ L’accès au cabinet du syndic - mis à jour le 31 août

Le cabinet du syndic peut être ouvert au public (décret n° 2020-860 du 10 juillet 2020).

L’exploitant de l’ERP (agence immobilière, cabinets d’administration de biens, syndics notamment) doit mettre en œuvre les mesures permettant le respect des gestes barrières et de distanciation physique d’au moins un mètre entre deux personnes. Il peut limiter l’accès à l’établissement à cette fin.

L’ouverture du cabinet du syndic doit donc permettre le respect des gestes barrières (distance minimale d’un mètre entre chaque personne, lavage des mains, port systématique du masque lorsque les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties, etc).

Le syndic doit informer le public accueilli, par affichage, des mesures d'hygiène et de distanciation sociale (« gestes barrières » - art. 27 du décret du 10 juillet 2020).

Le port du masque « grand public » est obligatoire dans les établissements clos recevant du public depuis le 20 juillet 2020. Cette mesure s’applique notamment dans les agences immobilières et cabinets d’administration de biens qui accueillent des clients. 

Le gouvernement a mis à disposition un écriteau « Ici, le port du masque est obligatoire ». Nous vous invitons à l’apposer sur la devanture de votre établissement : téléchargez le ici.

Le préfet du département peut, par arrêté pris après mise en demeure restée sans suite, ordonner la fermeture des établissements recevant du public qui ne mettent pas en œuvre les mesures permettant le respect des gestes barrières et de distanciation physique.

1/ La tenue des assemblées générales - mis à jour le 31 août

La tenue des assemblées générales “dématérialisées” entre le 1er juin et le 31 janvier 2021

L'ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 modifie l'ordonnance du 25 mars afin de permettre la tenue d'assemblées générales totalement dématérialisées entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021.

L’assemblée générale sans présence physique des copropriétaires

Jusqu'au 31 janvier 2021, le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l'assemblée générale par présence physique.

Dans ce cas, les copropriétaires participeront à l'assemblée :
- par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
-  en votant par correspondance, avant la tenue de l'assemblée, à l’aide d’un formulaire (dont le modèle sera fixé par arrêté) qui sera à adresser au syndic.

Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat seront prises au seul moyen du vote par correspondance.

Lorsque le syndic décide de faire application de ces dispositions et que l'assemblée a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de la réception de cette information (nouvel art. 22-2 de l’ordonnance du 25 mars 2020).

La convocation, la signature de la feuille de présence et du procès-verbal ainsi que la désignation du président de séance sont adaptées (nouvel art. 22-3) :

• La convocation

La convocation ne mentionnera pas de lieu de réunion
Elle devra préciser que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, la convocation précisera que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

• La feuille de présence et le procès-verbal

Le président de séance certifiera exacte la feuille de présence et signera, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal de l’assemblée dans les huit jours suivant la tenue de celle-ci.

• La désignation du président de séance en cas d’usage du seul vote par correspondance

Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assure les missions qui incombent au président de séance.

En cas de participation des copropriétaires par visioconférence ou tout autre moyen électronique, le syndic pourra décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer à l'assemblée par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations (nouvel art. 22-5 de l’ordonnance du 25 mars 2020).
Ces moyens et supports techniques seront utilisés jusqu'à ce que l'assemblée se prononce sur leur utilisation.
Est ainsi supprimée la nécessité d’une décision préalable de l’assemblée sur les moyens et supports techniques à utiliser pour les assemblées à distance.

Les délégations de vote (nouvel art. 22-4 de l’ordonnance du 25 mars 2020)

Les copropriétaires peuvent continuer à déléguer leur droit de vote au mandataire de leur choix.
Afin de faciliter la délégation de vote, l’ordonnance du 20 mai prévoit que, jusqu'au 31 janvier 2021, un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 % en principe).

Est-il possible de tenir une assemblée générale avec la présence physique des copropriétaires ? - mis à jour le 31 août

Le décret du 10 juillet 2020 ne prévoit plus la limite de 10 personnes pour les réunions sur la voie publique et dans les lieux ouverts au public.

Actuellement, il est possible d’organiser des réunions et donc des assemblées générales avec la présence physique des copropriétaires.

Toutefois, l’organisation des réunions (AG, conseil syndical, etc) doit permettre le respect des gestes barrières dont la distanciation physique d’au moins un mètre entre deux personnes.

Le port obligatoire du masque au sein des ERP est maintenu.

En pratique, la distanciation physique d’au moins un mètre limite le nombre de participants pouvant être présents physiquement. De nombreux syndics recourent donc à la location de salles « extérieures » qui sont le plus souvent des ERP de type L (salles d'auditions, de conférences, de projection, de réunions, de spectacles ou à usage multiple - art. 45).

Les gérants de ces établissements organisent l'accueil du public dans les conditions suivantes :
- les personnes accueillies ont une place assise ;
- dans les zones de circulation active du virus, une distance minimale d'un siège est laissée entre les sièges occupés par chaque personne ou chaque groupe de moins de dix personnes venant ensemble ou ayant réservé ensemble ;
- l'accès aux espaces permettant des regroupements est en principe interdit
Le port du masque est obligatoire dans ces établissements.

Les zones de circulation active du virus sont actuellement les suivantes (art. 4 et annexe 2 modifiée par le décret n°2020-1096 du 28 août 2020) :
– Alpes-Maritimes ;
– Bouches-du-Rhône ;
– Gard ;
– Haute-Garonne ;
– Gironde ;
– Hérault ;
– Loiret ;
– Rhône ;
– Sarthe ;
– Var ;
– Vaucluse ;
– Paris ;
– Seine-et-Marne ;
– Yvelines ;
– Essonne ;
– Hauts-de-Seine ;
– Seine-Saint-Denis ;
– Val-de-Marne ;
– Val-d'Oise ;
– Guadeloupe ;
– Martinique ;
– Saint-Barthélemy ;
– Saint-Martin.

Les préfets des départements concernés peuvent prendre des mesures permettant de lutter contre la propagation du virus (notamment fermeture provisoire d’une ou plusieurs catégories d’ERP, ou de lieux de réunions – art. 29 du décret du 10 juillet).

Le décret ne distingue plus les départements en zone rouge, orange ou verte.

Une sanction est-elle encourue en cas de non respect du délai de 6 mois pour tenir l'assemblée ?

L’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 ne prévoit pas le report du délai de 6 mois prévu par l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 selon lequel « l’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. »
La situation est inédite. La loi ne sanctionne pas le non respect de ce délai de 6 mois. Le syndic n’est pas responsable de ne pas tenir l’assemblée dans ce délai.

2/ Les assemblées générales convoquées mais non tenues en raison de l’épidémie

La commission copropriété de l'UNIS préconise au syndic, par prudence, de dresser un procès-verbal de carence en indiquant la raison pour lesquelles l’assemblée ne s’est pas tenue (ex : annulation de salle, réunions de plus de 1000 puis de 100 personnes interdites).

Il s’agit d’une précaution et non d’une obligation : le procès-verbal de carence n’est pas prévu par la loi ou par un décret.

Il convient d’indiquer que le syndic avait convoqué les copropriétaires pour que l’assemblée se tienne à (date et lieu) et que celle-ci n’a pas pu se tenir pour la raison suivante  (annulation de la salle louée, réunions de plus de 1000 puis de 100 personnes interdites, confinement lié à l’épidémie de Covid-19).

Vous pouvez consulter la trame de PV de carence utilisée par le cabinet d'Olivier Safar, président de la commission copropriété de l'UNIS.

Pour les assemblées qui auraient dûes être convoquées et tenues pendant cette période, il n’y a pas de PV de carence à établir. Ces assemblées se tiendront ultérieurement.

La commission copropriété suggère de mettre le procès-verbal de carence dans le registre des procès-verbaux (mais il n’a pas à être indiqué au Registre des copropriétés de l’ANAH).
Il n’est pas nécessaire de notifier le procès-verbal de carence : il peut être accessible sur l’extranet, diffusé par courrier simple ou mail aux copropriétaires, être joint à la nouvelle convocation (inscrire un point d’information sur l’assemblée qui n’a pas pu être tenue).

En effet, les assemblées générales n’ayant pu se tenir, il conviendra, conformément au principe d'autonomie des assemblées générales, d’adresser une nouvelle convocation et d’y joindre tous les documents déjà notifiés lors de la 1ère convocation même si l'ordre du jour est identique.
A défaut, un copropriétaire pourra engager une action en nullité de l’assemblée.
L’ordre du jour de cette assemblée ne sera pas nécessairement identique : il peut être modifié, complété. Des copropriétaires peuvent d’ici là notifier des points à mettre à l’ordre du jour.

De même, il faudra respecter le délai de convocation de 21 jours sauf réelle urgence.

La nouvelle assemblée serait une assemblée supplémentaire.
Le syndicat des copropriétaires devrait donc prendre en charge les frais de la nouvelle convocation (frais postaux, coût de la location de salle, frais de reprographie).
Chaque syndic est libre de prendre en charge tout ou partie de ces frais.

Il faudra sans doute entreprendre des démarches explicatives vis-à-vis des copropriétaires (situation de force majeure, pas de raison que ces frais soient à la charge du syndic, peu probable que les assurances fonctionnent car ces dommages ne sont pas prévus par les contrats)..

3/ La contestation des assemblées générales - mis à jour le 14.05

L’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 modifiée par l'ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020 et par l'ordonnance n° 2020-560 du 13 mai 2020 (JO du 14 mai) s’applique aux délais et mesures qui ont expiré ou qui expirent entre le 12 mars 2020 et le 23 juin inclus.

Elle prévoit notamment que tout recours, action en justice, notification qui aurait dû être accompli entre le 12 mars et le 23 juin inclus sera réputé avoir été fait à temps s'il a été effectué dans un délai qui ne peut excéder, à compter de la fin de cette période, le délai légalement imparti pour agir, dans la limite de deux mois (art. 2).

4/ Les conseils syndicaux - mis à jour le 22.05

Bref historique : l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 modifiée par l'ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 renouvelle certains mandats de conseillers syndicaux.

L'ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 modifie l’ordonnance du 25 mars 2020 : les mandats des membres des conseils syndicaux qui expirent entre le 12 mars et le 23 juillet inclus sont renouvelés par l'ordonnance jusqu'à la prochaine assemblée générale qui doit se tenir au plus tard le 31 janvier 2021.

Article 22-1 modifié par ordonnance du 20 mai 2020 :
« Par dérogation aux dispositions de l'article 21 et du c de l'article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le mandat confié par décision de l'assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et 23 juillet 2020 inclus, est renouvelé jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus tard et le 31 janvier 2021.
Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de la présente ordonnance. »

Sur le fondement du décret n° 2020-548 du 11 mai (JO du 12), les réunions du conseil syndical en présentiel paraissent possibles à condition de respecter la distanciation sociale (1 m entre chaque personne soit 4 m² par personne présente à la réunion) et les autres « gestes barrières ».

Le conseil syndical peut également se réunir en visioconférence.

Pour des visites d’immeubles à faire avec le conseil syndical, notre Guide de préconisation pour la reprise des métiers de l’immobilier, en vue du déconfinement préconise la présence d'un seul représentant de chaque partie intéressée à la visite.

La visite devra être effectuée en respectant la distanciation sociale (1 m entre chaque personne soit 4 m² par personne présente à la réunion) et les autres « gestes barrières » (respect des gestes "barrières").

Les masques doivent être portés systématiquement par tous lorsque les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties (visite d’immeuble, réunion de chantier notamment - Annexe 1 du décret n° 2020-663 du 31 mai 2020).

Les travaux en cours

Des entreprises de travaux demandent aux syndics d’attester par écrit que c’est la copropriété qui demande l’arrêt du chantier.

La commission copropriété de l'UNIS estime que le syndic n’a pas à faire cette attestation (voir avec le maître d’œuvre ou le coordinateur SPS).

Les entreprises du BTP ont diffusé un guide de préconisations de sécurité sanitaire pour la continuité des activités de la construction en période d’épidémie. Ce guide est agréé par les ministères du logement, du travail et de la santé.

Il prévoit notamment que le maître d’ouvrage formalise, après analyse par le maître d’œuvre et le coordonnateur SPS le cas échéant, en accord avec les entreprises intervenantes, une liste des conditions sanitaires afin d’assurer le respect des directives sanitaires édictées dans ce guide.

Ce guide contient également des protocoles d’intervention qui varient en fonction du client (entreprise, particulier, malade du covid-19, etc).

La commission Assurances de l’UNIS a examiné avec notre partenaire Verspieren les conséquences de ce guide sur les activités de syndic et d’administrateur de biens.

Lire la note de la commission Assurances

Les travaux imposés par l’administration - MAJ du 14.05

L’administration peut exiger la réalisation de certains travaux (injonction de ravalement par exemple).

L’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 (modifiée par l'ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020 et par l'ordonnance n° 2020-560 du 13 mai 2020) prévoit que :

"Lorsqu'ils n'ont pas expiré avant le 12 mars 2020, les délais imposés par l'administration, conformément à la loi et au règlement, à toute personne pour réaliser des contrôles et des travaux ou pour se conformer à des prescriptions de toute nature sont, à cette date, suspendus jusqu'à la fin de la période mentionnée au I de l'article 1er, sauf lorsqu'ils résultent d'une décision de justice.

Le point de départ des délais de même nature qui auraient dû commencer à courir pendant la période mentionnée au I de l'article 1er est reporté jusqu'à l'achèvement de celle-ci.

Les dispositions du présent article ne font pas obstacle à l'exercice, par l'autorité administrative, de ses compétences pour modifier ces obligations ou y mettre fin, ou, lorsque les intérêts dont elle a la charge le justifie, pour prescrire leur application ou en ordonner de nouvelles, dans le délai qu'elle détermine. Dans tous les cas, l'autorité administrative tient compte, dans la détermination des obligations ou des délais à respecter, des contraintes liées à l'état d'urgence sanitaire." (art. 8).

Ainsi, les délais imposés pour réaliser des travaux sont suspendus jusqu’au 23 juin inclus.

Les travaux urgents

En matière d'urgence, le syndic peut faire exécuter tous les travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965).

Dans ce cas, il doit en informer les copropriétaires et convoquer immédiatement une assemblée (art. 37 du décret du 17 mars 1967).

Après avoir pris l'avis du conseil syndical sur la réalisation de ces travaux, le syndic demandera aux copropriétaires de verser des fonds qui ne peuvent excéder le tiers du montant mentionné sur le devis des travaux.

Il conviendra donc de convoquer l'assemblée générale (ce qui parait difficile en pratique) même si elle ne peut se tenir du fait des circonstances particulières.

Pour les autres appels de fonds, le syndic devra attendre la tenue de cette assemblée.

En cas de travaux urgents à faire réaliser, la commission copropriété de l’UNIS préconise d’indiquer sur l’ordre de service le lien vers le site du ministère sur les gestes barrières : https://solidarites-sante.gouv.fr/IMG/pdf/affiche_gestes_barrieres_fr.pdf.

L'ANAH - MAJ du 29.05

L’ANAH a mis en place une FAQ afin de répondre aux questions liées à la reprise de ses activités.

La FAQ traite notamment des délais d'instruction des dossiers de travaux, de la trésorerie des propriétaires et syndicats de copropriétaires, de l’impact du report des assemblées générales... Un tableau en fin du document synthétise l’impact des différentes ordonnances sur les délais de l’ANAH.

Accéder à la FAQ de l’ANAH

Afin de lutter contre la propagation du virus, la propreté des immeubles (nettoyage des parties communes et évacuation des ordures ménagères) est absolument nécessaire.

Selon la FAQ du site du Gouvernement, les gardiens / concierges d'immeubles peuvent continuer à travailler "mais ils doivent respecter les consignes sanitaires :  mesures barrière et mesures de distances sanitaires avec les habitants de l’immeuble."

Les syndicats de copropriétaires sont responsables des conditions de travail de leurs salariés : ils doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité et protéger leur santé (kit de protection, consignes spécifiques à donner aux salariés des syndicats de copropriétaires).

Les parties communes doivent être nettoyées en respectant les gestes barrières et la distanciation sociale d'un mètre entre chaque personne.

En raison du contexte sanitaire, le nettoyage des points de contacts (poignées de porte, boutons, interrupteurs, rampes, etc) doit être accentué.

Par précaution, la loge n’est accessible qu’à celui qui y travaille et aux personnes vivant avec lui.

Pour plus d’informations sur ce sujet, consultez le volet social de la FAQ.
 

Les ordonnances du 25 mars ne comportent pas de disposition spécifique pour le paiement des charges de copropriété.

Le syndic doit continuer à procéder aux appels de fonds auprès des copropriétaires soit par lettre simple soit par message électronique sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire (art. 35-2 du décret du 17 mars 1967). Le syndic n’a pas à reporter cette tâche à la fin du confinement.

Pour régler les appels de fonds, les syndics peuvent proposer (sans imposer un mode de paiement) aux copropriétaires de payer par virement, prélèvement ou chèque.

Le report du paiement des factures d’électricité, d’eau et de gaz prévu par l’ordonnance n° 2020-316 du 25 mars 2020 ne s’applique pas aux syndicats des copropriétaires.

En cas de vente de lot, il y a des difficultés de réception des notifications par les syndics. Rappelons que l’article 6 du décret du 17 mars 1967 prévoit la notification de tout transfert de propriété au syndic, sans délai soit par les parties soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avocat qui a obtenu la décision judiciaire.
Si le syndic n’a pas reçu cette notification en raison du ralentissement des services de La Poste alors le syndic devrait continuer à appeler les charges auprès du vendeur. Ceci n’empêche pas le vendeur et l’acquéreur de s’arranger quant à la prise en charge des appels de fonds.
Il faut également noter que les notifications par voie électronique sont possibles entre le notaire et le syndic.

De plus, la commission copropriété de l'UNIS a formulé les préconisations suivantes :

• Les comptes étant clos, le syndic peut répartir les soldes de charges et demander (mais pas exiger) aux copropriétaires de régler les soldes débiteurs. Au préalable, le syndic aura demandé au conseil syndical de vérifier les comptes sur l’extranet.
• En cas de difficulté financière, des banques proposeraient des avances de trésorerie à des taux très bas pour un an.
   

1/ Le copropriétaire contaminé

Il n’y a pas de dispositions spécifiques aux immeubles en copropriété sur ce sujet.
Le syndic n’a pas à informer par voie d’affichage ou mail les autres copropriétaires.
Le conseil syndical peut demander au syndic (par mail) de faire établir un devis de désinfection des parties communes. Le devis est soumis à la validation du conseil syndical.

De plus, le syndic peut demander au conseil syndical ou au gardien d’afficher les gestes barrières dans les parties communes.

En cas de décès, le syndic n’a pas à informer les copropriétaires (ne pas divulguer qui est décédé en raison de l’épidémie).

2/ Les jardins, aires de jeux pour enfants et piscines collectives - mis à jour le 2 juin

Au sujet des jardins et aires de jeux pour enfants, la commission copropriété de l'UNIS a préconisé d’en interdire l’accès.

Ce n’est pas le rôle du gardien de vérifier que les enfants de plusieurs familles respectent la distanciation sociale ainsi que les autres gestes barrières.

Pour les piscines collectives privées, le décret n° 2020-663 du 31 mai 2020 "de déconfinement "(JO du 1er juin) est silencieux.

Dans certaines communes ou départements, des arrêtés ont été pris pour interdire l’accès à ces piscines.

Certaines agences régionales de santé (ARS) ont émis des recommandations afin de permettre l’ouverture des piscines.

En principe, ces piscines peuvent donc être ouvertes (sauf en cas d’interdiction préfectorale).

Le syndic doit faire respecter les recommandations de l’ARS qui peuvent s'avérer très difficiles à mettre en place.

La commission copropriété de l'UNIS préconise tout de même la fermeture de la piscine lorsqu’il est impossible de respecter ces recommandations.

Si un foyer de contamination apparaît en raison de l’utilisation de la piscine, les responsabilités du syndicat des copropriétaires et celle du syndic pourraient être mises en cause.

3/ La présence de cabinets médicaux

La présence d’un cabinet médical au sein d’une copropriété peut engendrer des difficultés liées à l’épidémie : patients plus nombreux que d’habitude qui attendent dans les parties communes afin de respecter les distances de sécurité, usage de l’interphone et de l’ascenseur…

Si la présence d’un cabinet médical est autorisée dans une copropriété, il est normal que les patients sonnent à l’interphone, empruntent l’escalier ou l’ascenseur pour accéder au cabinet médical.

En revanche, il ne faut pas de regroupement de patients dans le hall ou dans d’autres parties communes.

Il appartient au cabinet médical d'organiser la file d’attente à l’extérieur de l’immeuble (comme sur le modèle des supermarchés) ou de fixer des rendez-vous avec un intervalle suffisant entre les patients.

L’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 (modifiée par l'ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020 et par l'ordonnance n° 2020-560 du 13 mai 2020) relative à la prorogation des délais s’applique aux délais et mesures qui ont expiré ou qui expirent entre le 12 mars 2020 et le 23 juin inclus.

L’article 2 de cette ordonnance prévoit que :

"Tout acte, recours, action en justice, formalité, inscription, déclaration, notification ou publication prescrit par la loi ou le règlement à peine de nullité, sanction, caducité, forclusion, prescription, inopposabilité, irrecevabilité, péremption, désistement d'office, application d'un régime particulier, non avenu ou déchéance d'un droit quelconque et qui aurait dû être accompli pendant la période mentionnée à l'article 1er sera réputé avoir été fait à temps s'il a été effectué dans un délai qui ne peut excéder, à compter de la fin de cette période, le délai légalement imparti pour agir, dans la limite de deux mois.

Il en est de même de tout paiement prescrit par la loi ou le règlement en vue de l'acquisition ou de la conservation d'un droit.

Le présent article n'est pas applicable aux délais de réflexion, de rétractation ou de renonciation prévus par la loi ou le règlement, ni aux délais prévus pour le remboursement de sommes d'argent en cas d'exercice de ces droits."

Ainsi, les actions en justice (et autres actes permettant d’engager une procédure) qui auraient dues engagées entre le 12 mars et le 23 juin inclus pourront être effectuées à compter du 24 juin, dans le délai légalement imparti mais limité à deux mois soit jusqu’au 24 août.

Cette mesure devrait s’appliquer aux contestations d’assemblées générales, aux actions en recouvrement de charges, etc.

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 comporte des dispositions destinées à adapter les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.

Le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 paru au JO du 11 avril précise ces dispositions. 

Le champ d'application de l'ordonnance (art. 1) précise notamment qu'elle s'applique aux associations. Elle devrait donc concerner les ASL et AFUL.

Cette ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 (art. 11 de l'ordonnance).

Les règles de convocation et d'information sont adaptées (art. 3 de l'ordonnance) : Lorsqu'une personne est tenue de faire droit à une demande de communication d'un document ou d'une information à un membre d'une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci en vertu des dispositions qui lui sont applicables, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

Lorsque tout ou partie des formalités de convocation de l'assemblée ont été accomplies préalablement la décision de tenir l'assemblée sans présence physique de ses membres, ceux-ci en sont informés par tous moyens permettant d'assurer leur information trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision. Dans ce cas, la modification du lieu de l'assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

Au sujet du vote par correspondance et du vote par représentation, il résulte de l'article 3 du décret précité que :

- Lorsque les statuts permettent aux membres de l'assemblée de voter par correspondance, l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation peut décider que les membres de l'assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote par message électronique à l'adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

- Lorsque les statuts permettent aux membres de l'assemblée de se faire représenter, l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation peut décider que les membres de l'assemblée peuvent adresser leurs mandats par message électronique à l'adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

Les règles de participation et de délibération aux assemblées sont également adaptées (art. 4 de l'ordonnance) : l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou le représentant légal peut décider qu'elle se tient sans que les membres ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Les membres de l'assemblée sont avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information de la date et de l'heure de l'assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer leurs droits.

Ainsi, la tenue des assemblées des ASL est possible par conférence téléphonique ou audiovisuelle lors de la période s’étendant entre le 12 mars 2020 et le  31 juillet 2020,.

Par ailleurs, au sujet des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction (tel le syndicat de l'ASL qui l'administre par exemple), le rapport au Président de la République relatif à cette ordonnance indique : « L'article 8 étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l'ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l'arrêté ou à l'examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l'existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n'est plus une condition de recours à ces moyens. Afin de garantir l'intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l'identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective. A cette fin, ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Lire le rapport relatif à cette ordonnance

Suite à la diffusion par les médias d'informations sur le risque éventuel de contamination dans les lieux climatisés, l'Union des Métiers du Génie Climatique, de la Couverture et de la Plomberie (UMGCCP - FFB) a rédigé des recommandations relatives à l'utilisation des installations de ventilation et de climatisation.

Ces recommandations portent sur le maintien en fonctionnement, l'entretien et la maintenance des systèmes de ventilation et de climatisation situés dans des bâtiments résidentiels (individuels et collectifs) et tertiaires.

Il en résulte notamment qu'il n’y a pas de contre-indication à maintenir en fonctionnement les systèmes de renouvellement d’air ou de ventilation ainsi que les systèmes de climatisation.

Consultez les recommandations de l'Union des Métiers du Génie Climatique, de la Couverture et de la Plomberie (UMGCCP-FFB) - 7 mai 2020