Voici bientôt 5 ans que l’UNIS a choisi la plateforme DECLARATIONS LEGALES comme partenaire pour gérer l’obligation de vigilance des syndics de copropriétés. Nous avons donc contacté Monsieur Chauvel Jacques, son représentant, pour une présentation des services apportés par sa société.

En quoi consiste la plateforme Déclarations Légales ?

Jacques CHAUVEL : La plateforme DECLARATIONS LEGALES gère, pour le compte des syndics de copropriétés, leur obligation de vigilance vis-à-vis de leurs fournisseurs à qui ils confient des marchés d’un montant annuel d’au moins 5000 HT. Les contrôles Urssaf s’étant intensifiés sur ce sujet, il est important que chaque syndic de copropriétés mette en place une procédure spécifique pour gérer, conformément à la règlementation, cette obligation et ce tous les 6 mois. Nous nous chargeons donc de valider, authentifier et certifier les documents téléchargés par les fournisseurs ainsi que de la relance, bien entendu, de tous ceux qui oublient ou qui se trompent dans le type de documents à télécharger.

Quels sont les avantages pour nos adhérents de passer par votre plateforme  alors qu'ils peuvent peut-être gérer cette obligation en interne ?

Jacques CHAUVEL : Hormis le gain de temps, de surcroît non productif, pour les équipes du Cabinet à déléguer cette mission, le syndic de copropriétés profite aussi de la mutualisation puisque 50% à 70 % des fournisseurs sont les mêmes pour tous les cabinets d’une même zone géographique. Le principe est simple : Le fournisseur qui télécharge ses documents à la demande d’un de ses clients, syndic, permet ainsi, après validation par notre service, la mise à jour pour tous les autres syndics donneurs d’ordres qui ont identifié ce fournisseur dans leur propre fichier fournisseurs. De plus, les syndics donneurs d’ordres grâce à la plateforme ne risquent plus d’oublier tous les 6 mois les relances des fournisseurs pour document manquant ou obsolète tout au long de l’année.

Mais en dehors de ces aspects pratiques, il est intéressant de noter que l’accès à ce service est surtout GRATUIT pour tous les adhérents UNIS. Et comme l’identification du fournisseur se fait par le Siret qui facture le donneur d‘ordres, nous procédons en plus gratuitement à la sirétisation de tous les fournisseurs du fichier confié par le syndic de copropriétés. Cela nous permet ainsi de communiquer les doublons et les triplons présents dans tous les fichiers (un fournisseur avec plusieurs comptes).

Enfin, conscient de la nécessité de suivre les évènements qui peuvent affecter les entreprises prestataires, nous avons mis en place un système de « surveillance fournisseurs » concernant les transferts de siège, les radiations d’établissements, les redressements judiciaires, liquidations. Ces informations sont donc également visibles par le donneur d’ordres via sa plateforme. L’intérêt permanent de cette information est démultiplié dans la période inédite que nous traversons. Le problème que tous les cabinets ont malheureusement vécu un jour est de faire un chèque d’acompte à un fournisseur qui cesse son activité et ne fait pas le travail…

Avez-vous mis en place de nouveaux services pour cette année 2021 ?

Jacques CHAUVEL : Toujours en évolution, notre plateforme vous proposera, en effet, 3 nouveaux services pour 2021 :

Le 1er, déjà opérationnel sur la plateforme, est le référentiel fournisseurs qui permet :

• Aux gestionnaires de trouver de nouveaux fournisseurs, par métier et par ville, en conformité avec l'obligation de vigilance (consultation pour les devis ou/et en cas de défaillance d'un fournisseur existant ou de sa non-conformité constatée). Ce service est utile à 2 niveaux : ·
  • Trouver des fournisseurs travaillant déjà avec le même cabinet mais que certains gestionnaires ne connaissent pas. ·
  • Trouver des fournisseurs travaillant pour d'autres cabinets dans la même zone géographique et que le gestionnaire n’a pas dans son fichier.
• Aux fournisseurs, à jour de leur obligation de vigilance, de pouvoir être mis en avant auprès des gestionnaires de nouveaux clients, syndics de copropriété, avec qui ils n’ont jamais travaillé jusqu’à présent.

Le second service, en cours de finalisation, porte sur les obligations concernant le RGPD, avec la constitution du registre obligatoire en cas de contrôle des organismes habilités (CNIL, DGCCRF…)

Nous travaillons parallèlement sur la mise en place d’un outil pour la gestion de la nouvelle obligation concernant les agents commerciaux (obligation de vigilance et de surveillance) qui depuis fin 2020 est devenue obligatoire.

Pour finir, en 2021, nous travaillerons également avec les professionnels de la transaction immobilière en leur présentant, au premier semestre, un service innovant technologiquement développé par notre partenaire, la société CAPTURAMA.

Cette plateforme permettra aux agences immobilières de disposer d’une boite à outils, en marque blanche, les aidant à tous les stades de leurs activités (cadastre, prix des biens vendus, pige, acquisition de mandat, mise en valeur du bien…). L’originalité technique de tous ces modules repose sur le fait, qu’après 3 ans de développement, CAPTURAMA dispose de la modélisation de toutes les constructions sur le territoire français et est ainsi capable de vous donner le nombre de mètres carré construits avec le nombre d’étages pour tous les bâtiments de France, maisons, immeubles…